É comum ficarmos confusos sobre a vida útil de documentos e notas fiscais, quando podemos ou não jogar determinado documento no lixo.
No artigo de hoje separamos alguns documentos e o tempo que eles devem ser guardados, confira.
Recibos, notas fiscais e documentos
Diariamente recebemos comprovantes de pagamentos, sejam eles de uma simples compra no supermercado a um contrato de serviço.
Muitos brasileiros optam por guardar esses tipos de documentos para evitar futuros problemas.
O artigo 206 do Código Civil brasileiro prevê que cada obrigação tem um prazo específico para o credor exigir seu cumprimento. Passado esse período, a dívida prescreve, ou seja, não poderá mais ser cobrada, mesmo que não tenha sido paga.
Afinal, por quanto tempo devo guardar os comprovantes?
Guardar alguns documentos específicos podem ser de grande importância, caso você deseje, por exemplo, reclamar de produtos, ou evitar cobranças indevidas.
Confira agora o prazo que você deve guardar alguns documentos, como notas fiscais, recibos e documentos:
Aluguel de imóveis e condomínio: como o locador possui um prazo de 3 anos para cobrar aluguéis em atraso, os recibos de quitação de aluguel devem ser guardados por esse período. O contrato de locação e as declarações referentes deverão ser mantidos com o locatário durante todo o período da locação, até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, e depois por mais três anos. Já os recibos de condomínio devem ser mantidos por cinco anos. É possível pedir à administradora do condomínio ou ao síndico, de tempos em tempos, uma declaração de que não possui débito até o momento.
Água, luz, telefone e gás: já nos casos desses serviços é importante que você guarde os comprovantes de pagamento por cinco anos, prazo de prescrição da cobrança de taxas previsto no Código Civil.
Consórcio: você deve guardar os comprovantes de parcelas pagas enquanto for mantido o contrato. No que se refere às declarações elas necessitam ser guardadas até o fim das operações e o comprovante de seguro por um ano após o período de vigência.
Convênio médico e plano de saúde: quando necessário utilizar o recibo para dedução do IR é preciso guardá-lo por 5 anos, quando não for utilizado para o IR você deve guardá-los por dois anos. No que se refere ao plano de saúde, contrato e demais declarações é preciso guardá-las por todo período de contratação.
Contracheque: guarde seus contracheques por ao menos 5 anos, para ser possível cobranças de direitos trabalhistas futuras.
Dívidas, contratos e financiamentos: é necessário guardar os recibos referentes às compras quitadas, já em caso de contratos eles devem ser guardados enquanto durar o vínculo entre as partes, já no financiamento os comprovantes de pagamento devem ser guardados até que se comprove a quitação e quanto a mesma ocorrer é necessário solicitar à empresa um comprovante de quitação e guardá-lo por ao menos dois anos.
Despesas escolares: esse recibo, referentes às matrículas, mensalidades e contratos devem ser guardados por 5 anos, mesmo em situações onde se troque de escola.
Faturas de cartão de crédito e comprovantes de compra: já no se refere às faturas do cartão o ideal é guardá-las pelo período de 1 ano, aqueles comprovantes relacionados ao pagamento do cartão de crédito, referentes a compra a vista devem ser guardados por 6 meses, já os comprovantes de compras parceladas devem ser guardados por 5 anos. Para discussão dos juros aplicados, o prazo é de três anos.
Honorários de profissionais liberais: o ideal é que você guarde os comprovantes de pagamentos feitos a profissionais como advogados, médicos, dentistas, entre outros, por ao menos 5 anos.
Hospedagem: O prazo para hotel, pensão ou albergue cobrar obrigação relativa a hospedagem e alimentação é de um ano.
Imposto de Renda: você deve guardar uma cópia da declaração anual do imposto de renda por 5 anos, contabilizados a partir da data do primeiro dia útil do ano seguinte.
IPTU, IPVA e outros impostos: assim como no caso do imposto de renda, esses recibos devem ser guardados por 5 anos contabilizados a partir da data do primeiro dia útil do ano seguinte.
INSS: para efeito de previdência social, profissionais autônomos devem guardar o carnê do INSS até o pedido do benefício da aposentadoria.
Multas e documentos do veículo: quando uma pessoa compra um veículo ela deve ficar com o certificado de compra e venda do mesmo enquanto permanecer com o mesmo, já no que se refere aos pagamentos de multas o ideal é que os comprovantes de pagamentos fiquem guardados por ao menos 2 anos.
Notas fiscais: guardar as notas fiscais é importante para você poder fazer possíveis reclamações junto aos fabricantes, por isso você deve guardá-las por toda sua vida útil, ou vigência do produto.
Notas fiscais de alimentos: no que se refere às notas relacionadas a compra de alimentos o ideal é que você as guarde por ao menos 1 mês.
Pagamentos referentes a funcionários: comprovantes referentes aos pagamentos do colaborador urbano é preciso ser guardado por cinco anos, já os empregados rurais por dois anos, afinal esse é o tempo para reclamações trabalhistas. Um adendo importante é que nesses casos é ideal que você peça ao empregado para assinar um recibo simples, sempre que receber o pagamento.
Seguros: a proposta referente à apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o tempo em que o seguro estiver vigorando, porém, se o seguro for contratado a crédito, o prazo será de cinco anos.
Fonte: Jornal Contábil
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